Bewerbung im Internetzeitalter

mindHire verfolgt mit der “One-Klick-Bewerbung” die konsequente Weiterentwicklung der elektronischen Bewerbung. Hierbei geht es nicht nur um den Button “Absenden” unter der Bewerbung, sondern um die Bewerbungsgenerierung aus einem Profil – ohne weiteren Aufwand. Wie genau das geht, beschreiben wir kurz unter dem Hauptartikel. Die elektronische Bewerbung hat die Papierbewerbung fast komplett abgelöst, ist jedoch weiterhin geprägt von viel manuellem Aufwand – und das auf beiden Seiten und bei jeder einzelnen Bewerbung. Auch “elektronische Bewerbungen” müssen in wenigen Minuten überflogen werden, um eine erste Entscheidung für eine genauere Sichtung zu treffen. Hier können auch gute Kandidaten durchs Raster fallen – sei es durch Formfehler oder auch, weil nicht die passenden Stichwörter in der Bewerbung stehen.

Der nachfolgende Artikel soll Euch dennoch zeigen, wie elektronische Bewerbungen möglichst optimal gestaltet werden, da viele Firmen zumindest kurzfristig noch auf diese Art der Bewerbung bestehen werden.

Die technische Gestaltung der elektronischen Bewerbung

Wie bekommt Ihr also Eure Bewerbung auf elektronischem Weg auf dem Schreibtisch des Personalers – und zwar in einer Form, die es ihm angenehm macht die Bewerbung zu bearbeiten. Viele Kandidaten unterschätzen die Wirkung einer ansprechenden Optik und einer angenehmen, durchdachten Handhabung.
Über Layouts und Inhalte haben schon sehr viele Autoren in Blogs, Zeitschriften und Büchern geschrieben. Aber bisher hat sich kaum jemand mit der technischen Umsetzung dieser Ideen auseinandergesetzt. Deshalb wollen wir dieses Gap nun schließen.Wir wollen Dir in diesem Artikel zeigen, wie Du Deine Bewerbung für den Personaler komfortabel und übersichtlich gestalten kannst. Schritt für Schritt und mit Tipps, Tricks und den passenden Toolempfehlungen.

Bevor wir anfangen die Bewerbungsunterlagen technisch fertigzustellen, sollten wir zuerst einmal die Punkte zusammentragen, die Personaler und Dein zukünftiger Vorgesetzter von einer elektronischen Bewerbung erwarten. Hier kommen am häufigsten die folgenden zwei Fälle vor:

Fall 1 – die Bewerbung wird dem Personaler per E-Mail zugesendet:

  • Dateigröße nicht über 3 MB
  • Idealerweise 1 Datei im pdf-Format, maximal aber 2 Dateien
  • Sinnvolle Dateinamen, damit die Datei nach dem Speichern sofort wieder zugeordnet werden kann
  • Nicht ideal, aber möglich: Word-Dateien

Fall 2 – die Bewerbung wird über ein Tool auf der Bewerbungsseite des Unternehmens hochgeladen

  • Einzeldateien nicht größer als 2 MB
  • Alle Dateien im pdf-Format
  • Sinnvolle Dateinamen

Vermeide auf jeden Fall folgendes: Bilddateien (z.B. eingescannte Zeugnisse als jpg oder Dein Bewerbungsbild als einzelne Datei), ausgefallenen Dateiformate (quasi alles, was nicht zu MS Office gehört oder ein pdf-Dokument ist, diese können meist nicht geöffnet werden). Auch auf den Versand von Word-Dateien solltest Du eher verzichten, denn eine Word-Datei kann von fremden Personen verändert werden. Und: der Personaler sieht auf Anhieb, wie versiert (oder auch nicht) Du mit Word umgehen kannst.

Nun zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du so eine Datei erstellen kannst. Wir haben als Tools MS Word und Adobe Acrobat Professional genutzt:

1.        Alle Inhalte erstellen

Erstelle das Anschreiben, den Lebenslauf und alle weiteren Dokumente, die Du Deiner Bewerbung hinzufügen willst. Dieser Schritt ist zeitlich am aufwendigsten, denn die Bewerbung soll ja auf die jeweilige Stelle zugeschnitten werden.

2.       Alle Zeugnisse und Zertifikate einscannen

Eine gute Einstellung ist der Scann mit 300 dpi. Mit dieser Auflösung wird die Datei nicht zu groß, hat aber trotzdem eine gute Qualität. Die meisten Scannerprogramme bieten an, das eingescannte Dokument als pdf zu speichern – nutze diese Funktion. Du solltest wirklich alle Dokumente einscannen, damit Du sie griffbereit hast. Für die jeweilige Bewerbung wähle in Schritt 4 die passenden Zertifikate aus.

3.        Alle Dateien in pdf-Dokumente umwandeln

Die erstellten Dateien – Lebenslauf und weitere Dokumente – müssen jetzt in ein pdf-Dokument umgewandelt werden. Unser Tipp an dieser Stelle: Das Anschreiben kann so bleiben, denn dessen Inhalt fügst Du später in die E-Mail an den Personaler ein.

4.       Einzeldateien zu einer Gesamtdatei zusammenfügen

Mit Hilfe des gewählten pdf-Programms fügst Du alle relevanten Dateien der Bewerbung in eine einzige Datei zusammen. Achte dabei auf die richtige Reihenfolge, die Du vor dem letzten Schritt des Zusammenfügens noch einmal anpassen kannst. Die Reihenfolge ist in den meisten Bewerbungsratgebern: Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und weiteres, aber eben nur das, was zur ausgeschriebenen Stelle passt.

5.        Gesamtdatei mit passendem Dateinamen abspeichern

Nach dem Zusammenfügen muss die Datei gespeichert werden, da das pdf-Programm eine ganz neue Datei erstellt. Wähle hierfür einen sinnvollen Namen. z.B. „Bewerbung_Max_Mustermann.pdf“.

6.       Lesezeichen anpassen

Anfangs stehen meist die Dateinamen als Lesezeichen, die nicht besonders schön sind. Hier nimmst Du am besten die Dateiendungen heraus (z.B. Lebenslauf.pdf wird Lebenslauf – ohne „.pdf“). Ebenfalls unschön sehen Unterstriche aus – diese entfernst Du ebenfalls. Je nach Programm bekommen die einzelnen Seiten eines mehrseitigen pdf-Dokuments weitere Lesezeichen, die eine Ebene tiefer sind. Diese Lesezeichen können Sie ruhig löschen, da die Ansicht sonst zu unruhig wird. Aber Achtung: nur Lesezeichen löschen, nicht Seiten löschen. Als letztes gehen Sie noch einmal die Namen durch: Diplomzeugnis ist ok, ITIL-Zertifikat auch, Weiterbildung_BWL_2011 heißt aber besser nur Betriebswirtschaftliche.

7.        Prüfen Sie die Dateigröße

Wenn die Datei größer als 2 MB ist, sollten Sie sie komprimieren oder – weniger professionell – in einer zip-Datei* verpacken. Ein wichtiger Hinweis: zip-Dateien werden sehr oft in E-Mails benutzt, um Viren und Trojaner zu verbreiten. Deshalb blocken viele E-Mail-Programme Nachrichten mit zip-Dateien automatisch oder die Benutzer öffnen sie nicht. Ein pdf-Dokument ist besser und sicherer für beide Seiten.

8.       Abschließender Qualitätscheck

Scrolle langsam durch die Gesamtdatei. Lies sie auch noch einmal aufmerksam. Sind alle Rechtschreibfehler beseitigt? (kleiner Tipp: Verändere den Zoom. Manchmal sind auf einer kleinen Zoomstufe optische Fehler sichtbar, die bei größerer Darstellung keine sind.) Passt die Reihenfolge?

Ab Schritt 2 ist vor allem Genauigkeit gefragt, damit die Qualität der eingescannten Dokumente gut genug ist und die einzelnen Dateien in der richtigen Reihenfolge in der Gesamtdatei enthalten sind. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass selbst wir die Gesamtdatei oft zwei- oder dreimal erstellen müssen, da wir noch Rechtschreibfehler finden oder die Reihenfolge nicht richtig ist. Eine fehlerfreie und ordentliche Bewerbung geht vor!

Sofern Du die Daten in zwei Dateien versenden möchtest, kannst Du die obigen Schritte genauso anwenden. Du teilst nur die Dokumente auf:

  • 1. Teil CV – alles, was Dein Wissen zusammenfasst: Lebenslauf, ggf. Projektliste, ggf. Tätigkeitsspiegel, dritte Seite, etc.
  • 2. Teil Zeugnisse – alles, was die Fakten retrospektiv zusammenfasst: Zeugnisse, Zertifikate

Da die Suche nach dem passenden pdf-Konverter eine kleine Odyssee werden kann, haben wir Euch verschiedene pdf-Tools herausgesucht. Dabei haben wir auf die für die Bewerbung wichtigen Funktionen geachtet.

Bewerbung_Tools

Unsere Empfehlung ist der NitroPro, der aber nur in der Demo-Version kostenlos ist. Die beste kostenlose Alternative ist der Foxit Reader, der schnell und schlank ist und trotzdem einen ähnlichen großen Funktionsumfang wie die kommerziellen Tools hat. Falls es professioneller aussehen soll (und das Tool auch öfter genutzt wird), ist Acrobat Standard die beste Wahl, da hier noch weitere nützliche Funktionen wie das Schwärzen/Weißen von Daten enthalten ist.

Links zu den Tools (bitte beachte die Installations-Hinweise auf den entsprechenden Seiten):

  1. PDFCreator http://www.heise.de/download/pdfcreator.html (für Windows)
  2. PDF24-Creator http://www.computerbild.de/download/PDF24-Creator-423517.html (für Windows)
  3. Foxit Reader http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/ (für Windows)
  4. NitroPro http://www.nitropdf.com/ (für Windows)
  5. Acrobat Standard http://www.heise.de/download/adobe-acrobat.html (für Windows, Mac)

mindHire geht einen neuen Weg

Wie schon beschrieben, ist die heutige elektronische Bewerbung immer noch recht aufwendig. Selbst wenn alle Daten zusammengesucht sind, heißt es Anschreiben verfassen, ggf. neue Formatierungen durchführen, wieder alles in ein PDF packen und dann hochladen. In vielen Firmen druckt sich der Personaler dies Bewerbung dann aus und packt sortiert sie dann mit den anderen Bewerbungen in verschiedenen Stapeln.

mindHire verfolgt hier den Weg der konsequenten elektronischen Kommunikation. Dabei wird vor allem die erste Sichtung, bzw. die Anzeige der Passgenauigkeit eines Kandidaten zu einem Job (und umgekehrt) von einem System übernommen.
Konkret heißt das:

  1. einmal die Daten im Profil hinterlegen (CV, Fähigkeiten, berufsbezogene Persönlichkeit – über einen Test und die Jobwünsche)
  2. ein immer aktuelles Matching auf alle Jobs und die Anzeige der passensten Jobs mit den Matchingpunkten
  3. Freigabe der Daten – gleichzusetzen mit der Bewerbung – für einen Personaler, der einen Job eingestellt hat – und das mit nur einem Klick – eben eine “One-Klick-Bewerbung”

Der Personaler erhält ebenfalls die Matchingpunkte und sieht genau, wie gut Ihr zu dem Job in den Bereichen Skills, Persönlichkeit und Rahmendaten passt. Damit kann auch er effizient eine Vorauswahl bei vielen eingehenden Bewerbungen treffen und es rutscht keiner durchs Raster.

Eure Profildaten (die Bewerbung) werden nach Eurer Freigabe vom System aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Damit entfällt das immer erneute PDF generieren und versenden. Wenn Ihr dennoch mal ein PDF mit Lebenslauf und Werdegang benötigt, könnt Ihr dies ganz einfach über die PDF Generierung in Eurem Profil machen.

Schaut es Euch an – es lohnt sich und spart in Zukunft viel Zeit: www.mindhire.de

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